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Ordnung im Büro – So wird das Arbeiten noch effizienter

Schon wieder ist ein Arbeitstag vorbei und so richtig geschafft hat man nichts. Viele Aufgaben wurden angefangen, nichts beendet und ein sichtbares Ergebnis kam nicht zustande. Wer dieses Gefühl der Unzufriedenheit kennt, sollte dringend an seiner Effizienz arbeiten. Mit einigen kleinen Veränderungen kann sich der Arbeitsalltag nämlich vollständig verwandeln. Der Schlüssel zu mehr Effizienz ist Ordnung, denn wer sich ewiges Suchen und Zusammensammeln spart, verliert keine unnötige Zeit und kann sich den Dingen widmen, die wirklich wichtig sind.


Eine Grundordnung ist im Büro unverzichtbar

Auch wer sonst eher ein chaotischer Typ ist, sollte im Büro unbedingt versuchen, Ordnung zu halten. Dazu steht zunächst eine unangenehme Aufgabe an, die sich aber langfristig auszahlt: aufräumen. Es lohnt sich, eine gewisse Grundordnung zu schaffen, auf Basis derer dann zukünftig gearbeitet werden kann. Das bedeutet konkret, dass Papiere geordnet werden, Akten abgeheftet und selbst Bürozubehör und Stifte an ihrem einen festen Bestimmungsort platziert werden müssen. Ist dieser erste Schritt erst einmal geschafft, fällt es auch viel leichter, Dinge in Zukunft sofort aufzuräumen und nicht erst chaotisch auf einen Stapel zu werfen. Unverzichtbar für die Organisation sind Ordner fürs Büro. Praktische Schnellhefter heißen nicht umsonst so und erleichtern das Arbeiten enorm. Wer mit unterschiedlichen Farben arbeitet, der kann sich schnell ein einfaches System anlegen, mit dem das Abheften und Einordnen noch schneller geht.


Planvolles Vorgehen spart Zeit

Nur wer genau weiß, was er eigentlich zu tun hat, kann seine Arbeit auch effizient erledigen. Es empfiehlt sich also, einen Wochen- oder Tagesplan zu erstellen, auf dem die konkreten Arbeitsziele und die notwendigen Schritte und To dos erfasst werden. Auch die Abgabe- bzw. Fertigstellungstermine sollten unbedingt festgehalten werden. So sind die anstehenden Aufgaben auf den ersten Blick ersichtlich und eine Priorisierung fällt leichter. Mit einem Plan lässt sich der notwendige Zeitaufwand besser einschätzen und die Arbeit so realistisch planen. Pufferzeiten, falls mal etwas dazwischen kommt, sollten ebenfalls eingeplant werden, um einen angemessenen Anspruch an die eigene Arbeit stellen zu können.
Natürlich nimmt die Organisation und Ordnung im Büro einige Zeit in Anspruch. Terminkalender müssen gepflegt, Ordnersysteme angelegt und Posteingänge sortiert werden. Dennoch handelt es sich dabei um sinnvoll eingesetzte Zeit, denn am Ende gelingt es auf diese Weise, die Arbeitszeit besser zu nutzen. Und: Wem es gelungen ist, die eigene Arbeit effizienter zu gestalten, der kann auch Kollegen dazu motivieren, mit mehr Ordnung für ein erfolgreiches Zusammenarbeiten zu sorgen.

 

Bildquelle: I-vista / pixelio.de
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