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Jetzt schon Events und Vereinsfeste für das Frühjahr planen

Ein Vereinsfest feiern, ein Turnier ausrichten oder ein Fest für Kinder auf die Beine zu stellen, erfordert eine sorgfältige Organisation. Wer viele Gäste für seine Veranstaltung begeistern möchte, der sollte das Event möglichst rechtzeitig planen. Um von Anfang an einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfiehlt es sich, eine To-do-Liste zu erstellen und möglichst viele Freiwillige mit einzubeziehen.Welche Punkte wann erledigt sein sollten und wen Sie in Ihr Team holen, legen Sie am besten frühzeitig fest.

Ein Team zusammenstellen
Wer eine gute Mannschaft um sich versammelt, ist viel effektiver und auch kreativer in der Vorbereitung. Spätestens zum Fest müssten Sie viele Helfer um sich scharren; besser ist es, Ihr Team gleich von Anfang an einzubeziehen. Besprechen Sie gemeinsam, wie Sie sich das Fest vorstellen, welche Höhepunkte Sie planen und welche Ziele Sie verfolgen.

Termin und Location festlegen
Wenn Sie und Ihre Helfer sich in den großen Dingen einig sind, ist es an der Zeit, den Termin für das Event festzulegen. Checken Sie die Konkurrenzveranstaltungen im Umkreis, sprechen Sie mit befreundeten Unternehmen und Vereinen. Findet das Dorffest seit Jahrzehnten am ersten Sonntag im Juni statt, ist dieser Termin für Sie tabu. Fragen Sie bei der Stadtverwaltung oder der Gemeindevertretung, welche Events bereits geplant sind. Ein Blick in den Veranstaltungskalender der Region kann Sie ebenfalls vor Terminüberschneidungen bewahren. Sobald der Termin steht, sollten Sie die Frage nach der Location beantworten. Steht Ihnen ein Schulhof, ein Parkplatz oder ein Sportgelände zur Verfügung, bitten Sie einen Ihrer Helfer, das passende Partyzelt zu finden. Größe, Form und Preisklasse sind nur einige Eckdaten, die Sie prüfen sollten. Überlegen Sie jetzt, ob Sie das Zubehör gleich mit mieten möchten, sodass alles von demselben Vermieter kommt. Das perfekte Partyzelt macht es Ihnen am Eventtag leicht. Lassen Sie sich beraten und sprechen Sie auch die Lieferoptionen bereits jetzt an. Partyzelte erhalten Sie in vielen Varianten und Optiken; wählen Sie eines aus, welches zum Motto oder Zweck Ihrer Veranstaltung passt. Viele Anbieter liefern die Deko gleich mit.

Kosten- und Budgetplanung
Finanziert sich Ihr Event durch den Verkauf von Eintrittskarten, aus Mitgliederbeiträgen oder Spenden? Sobald Sie einen belastbaren Kosten- und Budgetrahmen definiert haben, können Sie die Details planen. Holen Sie sich Angebote für das Catering am besten bei regionalen Dienstleistern oder Restaurants.

Rahmenprogramm
Neben der Hauptattraktion sollten Sie ein Rahmenprogramm für Kinder anbieten. Machen Sie die kleinen Gäste glücklich, indem Sie Luftballons bestellen, Spiele aufbauen oder eine Hüpfburg in Berlin mieten auf mietmeile.de finden Sie eine große Vielfalt an Modellen, die kleine Spielplatzhelden lieben werden. Von der stabilen Burg bis zum XXL Dino, vom zuckersüßen Schloss bis zum Serienhelden sind die Hüpfburgen nicht nur eine beliebte Attraktion, sondern auch optisch wahre Hingucker. Außer einem 230 V Anschluss und einem ausreichend großen Platz benötigen Sie weiter nichts.

Marketing
Erstellen Sie eine Liste der VIP-Gäste, die eine persönliche Einladung erhalten sollen. Alle anderen informieren Sie über öffentliche Kanäle. Kostenfrei posten Sie auf Social-Media, schreiben Pressemitteilungen und nutzen die Aushänge bei örtlichen Unternehmen und Vereinen. Sollte das Budget eine Position für Marketingkosten beinhalten, schalten Sie einige Anzeigen oder einen Radiospot.

 

Bildquelle: Karin Schmidt / pixelio.de

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